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体系内审,你真的会做吗?

作者:瑞祺咨询    来源:未知    发布日期:2019-11-02

内审,也称为第一方审核,由组织自己或以组织的名义进行,审核的对象是组织自己的管理体系,验证组织的管理体系是否持续的满足规定的要求并且正在运行。它为有效的管理评审和纠正、预防措施提供信息,其目的是证实组织的管理体系运行是否有效,可作为组织自我合格声明的基础。是对所策划的体系、过程及其运行的符合性、适宜性和有效性进行系统的、定期的审核,保证管理体系的自我完善和持续改进的过程。

 

 

1

年度内审策划

按照内审程序规定,制定年度审核计划,确定内审的实施月份。内审应覆盖质量管理体系所有过程、部门和场所,每年至少一次。

 

如下特殊情况时可增加内审频次:

 

a) 当合同要求或客户需要评价质量管理体系时;

b) 当机构和职能有所重大变更时;

c) 发现严重不合格而需要审查时;

d) 第三方审核认证或监督审核前;

e) 最高管理者提出要求时。

 

2

成立内审小组

根据内审活动目的、范围、部门、过程及日程安排,最高管理者授权成立内审小组。

内审人员资格条件:

a) 内审人员应是所在部门负责人或主要骨干;

b) 内审人员应通过质量管理体系内审课程培训并考试合格;

合格内审员应有符合内审员资格的相关说明文件。

 

内审组长职责:

a) 协商并制定审核活动计划,准备工作文件,布置审核组成员工作;

b) 主持审核会议,控制现场审核实施,使审核按计划和要求进行;

c) 确认内审员审核发现的不合格项报告。

 

内审员职责:

a) 根据审核要求编制检查表(通常是体系部门制作);

b) 按审核计划完成审核任务;

c) 将审核发现形成书面资料,编制不合格项报告;

d) 协助受审核方制定纠正措施,并实施跟踪审核。

 

3

编制内审实施计划

按照年度内审计划安排的月份,编制内审日程计划,在编制内审实施计划时,编制人应与各内审员及被审核部门负责人确认时间的安排是否合理,如有问题,及时调整计划。

 

审核实施计划应包括以下内容:

a) 内审的目的、范围、起止日期;

b) 依据的文件;

c) 本次审核的主要内容和时间安排;

d) 内审员分工。

 

 

4

编制内审检查表

审核前内审员应根据分工编制检查表,检查表要求:

a) 应突出审核区域的主要职能,选择典型关键的质量问题应覆盖质量管理方面的全部职能,包括本公司客户的一些特殊要求;

b) 使用一段时间后形成相对稳定内容,作为标准检查表,为以后内审提供参考

 

5

通知内审

内审前至少提前一周通知受审部门,内审实施计划应得到受审核部门负责人的确认。

 

6

首次会议

现场审核前应召开首次会议,由审核组全员和受审部门负责人及有关人员参加,会议由内审组长主持,与会人员应签到,会议时间以不超过半小时为宜。

 

首次会议召开的主要内容:

a) 向受审核部门介绍审核组成员分工;

b) 声明审核范围、目的和依据;

c) 简要介绍实施审核所采用的方法和程序;

d) 在审核组和受审核部门之间建立联系;

e) 宣读审核计划,澄清审核计划中不明确的内容。

 

7

现场审核

现场审核是使用抽样检查的方法寻找客观证据的过程。在这个过程中,审核员的个人素 质和审核策略、技巧可以得到充分的发挥。一个称职的审核员会在轻松自如并使受审核方口服心服的情况下,完成审核任务。

 

 

8

末次会议

现场审核结束后应召开末次会议,内审组长主持,审核组全员和受审核部门相关人员参加并签到。

 

末次会议的主要内容:
 

a) 重申审核范围、目的和依据;

b) 审核说明;

c) 宣读不合格项报告;

d) 提出纠正措施要求;

e) 宣读审核意见,说明审核报告发布时间、方式及其它后续要求;

f) 审核总结。
 

末次会议应有记录,并保存。

 

9

内审报告

末次会议结束一周左右,内审组长应对本次审核的不合格报告进行汇总、分析,制订《不合格项分布表》,并最高管理者提交《内部审核报告》。
 

不合格项报告作为附件,分发给各相关部门。

 

10

跟踪审核

审核组应对纠正预防措施情况进行跟踪,验证,并及时向最高管理者反映跟踪、验证状况。并在紧接着的下一次审核时 ,对实施的实施情况及效果进行复查评价,写入报告,实现审核闭环管理以推动连续的质量改进。在任何组织中从审核得到的真正益处最终来自“自身”的审核。

 

内审过程中产生的记录应予以保存。

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